Archivage des mandats


A la fin des années 80…

… je me souviens de mes débuts dans l’informatique, sur un PC cadencé à 4.7 MHz soit 600 fois plus lent qu’une machine actuelle. Il n’y avait pas vraiment de jeux pour l’environnement MS-DOS 3.1 mais par contre des possibilités de programmer les quelques kilobytes (0.6MB) de mémoire disponibles.

A l’arrivée des premières cartes son, au début des années 90, j’avais ainsi programmé un éditeur de sons basique. Sons que je capturais au moyen d’une Sound Blaster de Creative Labs. C’était mes débuts dans le monde de l’audio sur ordinateur.

Et de ces trois premières années dans l’informatique, j’en avais également tiré une première règle de base : toujours avoir au minimum une copie de sauvegarde de ses fichiers !

L’insupportable légèreté des supports informatiques

En effet, combien de fois les disquettes 5.25″ n’ont pas tenu leurs promesses ? Usure, corruption des données, panne, fausse manipulation et toute la panoplie des déconvenues. Sans parler des premiers disques durs de quelques Megabytes, aussi fragiles qu’onéreux et l’arrivée des virus…

Et même si les supports actuels sont nettement plus fiables (selon les marques, voir mes conseils en fin d’article), je recommande toujours à mes clients de procéder à une copie des fichiers livrés afin d’avoir un plan B en cas de perte.

B comme Be Happy !

Le transfert des enregistrements contribue à l’usure des machines et leur restauration prend du temps. C’est ainsi que, dès le départ de mon activité professionnelle en 1998, il m’est paru nettement plus raisonnable de consacrer quelques disques durs pour conserver le résultat des mandats plutôt que de devoir refaire le travail. Si cela était encore possible : les supports d’origine étant souvent détruits après numérisation.

Bien entendu, la protection des données privées a directement été prise en compte : tous les disques durs d’archivage sont encryptés et aucun fichier n’est stocké sur des serveurs distants (cloud).

Et comme la disponibilité des fichiers, conservés sans limite de temps, n’est de facto pas garantie, aucun frais n’est demandé pour l’archivage lors de la facturation des mandats. Ces archives sont un filet de secours qui, au cours de ces premières vingt années d’activité, a servi à plusieurs reprises. En voici deux exemples :

La collection de 45 tours

En 2002, une personne basée à Genève me confie sa collection de 45 tours : des classiques du rock des années 50 et 60, de la chanson française et quelques raretés. Elle souhaite les transférer sur Compact Disc afin de pouvoir les écouter plus facilement. Les CD sont livrés dans des boîtiers personnalisés: liste des titres et artistes ainsi que le scan des pochettes. La cliente est ravie et une partie du mandat est couverte par la vente des disques à un antiquaire.

7 ans plus tard, je reçois un email de cette personne qui m’annonce avoir perdu les CD dans un déménagement. C’est une perte inestimable qui lui coûtera cher à reconstituer sans pouvoir retrouver le son d’origine, avec les craquements dont elle avait l’habitude. Heureusement, les fichiers de ce mandat sont bien présents dans mes archives et quelques jours plus tard, elle reçoit de nouveaux coffrets et retrouve tous les souvenirs qui y sont liés.

 

 

Vous êtes adorable !

Il y a quelques mois j’ai numérisé des archives de famille, des enregistrements de jeunes enfants, qui se trouvaient sur des cassettes et des bandes magnétophone. Soit près d’une vingtaine de supports au total. Un mandat réalisé en 24 heures et dont les fichiers audio ont été livrés sur une clé USB de la marque Kingston.

Toutefois après une fausse manipulation par le client ou une erreur du système d’exploitation, le contenu de la clé disparaît sans laisser de trace. Les programmes de récupération utilisés par le client ne détectent même plus la partition. Le client décide donc de m’appeler :

– Bonjour. Philippe X. Je vous ai demandé de transférer des enregistrements il y a quelques temps. Mais j’ai tout perdu : il n’y a plus rien sur la clé USB. Auriez-vous par hasard encore ces fichiers ?
– Bonjour. Non, je ne les ai pas par hasard. Je les conserve justement pour ce genre de situation. Je m’en occupe de suite.
– Merci beaucoup ! Vous êtes adorable !

La nouvelle clé USB était réceptionnée le lendemain par le client :
“Cher Monsieur, j’ai bien reçu la clé. Merci pour votre amabilité. Je ne manquerai pas de faire connaître votre entreprise à mes connaissances.”

Conseils pratiques

Sur la base de mon expérience de plus de 30 ans dans l’informatique, je recommande les disques durs Western Digital et les clés USB Kingston et SanDisk. Bien sûr, rien n’est définitif et d’autres marques peuvent bien évidemment fabriquer de très bons produits. Pour information, mes disques durs Western Digital tombent en panne en moyenne après 15 ans d’utilisation. Il va sans dire que je ne touche rien, sous forme d’argent ou de produits gratuits, d’aucune de ces marques.

Pour respecter votre vie privée, il est bien évidemment possible, sur une simple demande de votre part, que vos enregistrements ne soient conservés que durant une période de 1 mois ou de supprimer des archives existantes.

4 novembre 2018